Документооборот существует в любой организации, но не в каждой процесс прохождения документов регламентирован. Это вызывает удивление, ведь четкий регламент документооборота значительно облегчает всю деятельность и делает работу гораздо эффективнее.
Для чего необходим регламент документооборота в организации?
В первую очередь он необходим для быстрого распределения и прохождения документов по всем структурам. При отсутствии грамотного регламента документы начинают «путешествовать» и даже теряться, при этом их чрезвычайно сложно бывает разыскать. Грамотный алгоритм прохождения обеспечивает контроль, легкий доступ к истории любой бизнес-операции и устраняет проблему долгого поиска нужной бумаги. Кроме того, он повышает ответственность и дисциплину сотрудников, а новичкам помогает быстрее вникнуть в специфику своей работы.
Написание регламентов — основные принципы.
Отработка всех входящих документов должна проходить в одном подразделении. В очень крупных организациях для решения этой задачи действует канцелярская служба.
Маршрут прохождения документации должен быть максимально коротким, исключающим риски попадания бумаги не по адресу.
При разработке регламента необходимо в обязательном порядке прописывать следующую информацию:
- Назначение и направления применения с упоминанием персонала или объектов, на которые он будет распространяться.
- Правовые документы, на основании которых он будет действовать.
- Порядок внесения изменений или отмены.
- Разъяснение терминологии, сокращений, которые используются в тексте.
- Используемые нормативные акты, например ГОСТы.
- Подробное описание алгоритма всего процесса. Это самый объемный пункт, который состоит их подпунктов, описывающих отдельные этапы.
- Описание действий, результата, ответственных, контролирующих лиц.
- Описание работ по отработке документов, выполняемых каждым подразделением с прописанными исполнителями и сроками.
- Определение порядка прохождения по компании каждого вида документа с момента регистрации до архивирования.
Необходимо, чтобы регламент документооборота был составлены в понятной каждому участнику процесса форме и не допускали разночтений. Все задействованные члены команды должны получить свой экземпляр под роспись, руководитель лично утвердить регламент приказом.
Помимо регламента документооборота, в каждой организации присутствует еще ряд обязательных нормативных документов, таких как Устав, штатное расписания, положение о структурных подразделениях и другие. Подробнее познакомиться с ними вы сможете на нашем портале.
