Эффективное распределение обязанностей в команде — залог ее успешной работы. Если в компании нет понятного распределения задач между коллегами, продуманных должностных инструкций, зоны ответственности размываются, и становится непонятно кто за что отвечает.
Распределение обязанностей позволяет максимально использовать потенциал сотрудников, распределяя задачи с учетом профессионализма и компетенций каждого работника. Безусловно, этот процесс требует четкой регламентации.
Должностная инструкция — ключевой регламентирующий документ, в котором прописываются функциональные и должностные обязанности сотрудника, а также его права и ответственность. Формально она не является строго обязательным кадровым документом, но используется в большинстве крупных организаций. От того, насколько продуманно и грамотно составлены должностные инструкции, во многом зависит слаженность и эффективность работы в компании.
Конечно, основные права и обязанности сотрудника прописываются в трудовом договоре, но в большинстве организаций он имеет единую для всех типовую форму, содержащую общие направления.
Должностная инструкция как раз и призвана детально и максимально подробно описать все задачи и обязанности сотрудника. Именно она становится одним из основных аргументов при возникающих трудовых спорах.
Распределение должностных обязанностей — процедура, которую лучше и удобнее выполнять в так называемой организационно-функциональной матрице. Создаётся матрица (в самом простом варианте в таблице EXEL), где в качестве строк — перечень функций, выполняемых в подразделении, а в столбцах — должности из штатного расписания.
Распределяет обязанности обычно руководитель, проставляя галочки на перекрестии функция/должность. При этом существуют определённое правило: Нельзя одну и ту же функцию выполнять двум разным должностям.
Если эту работу выполнить беспристрастно и внимательно, то после заполнения таблицы можно выявить множество интересных фактов — какие-то должности будут явно перегружены функционалом, а некоторым окажется просто нечего делать. Но в реальной жизни очень немногие руководители заполняют организационно-функциональную матрицу.
Если в крупных организациях существуют профессиональные HR-отделы, регулирующие обязанности работников, то в малочисленных компаниях, как правило, работа строится по семейному принципу: «все делают всё», и фактически должностные обязанности никак не регулируются. В итоге неизбежно появляются упущенные участки, а за ними накладки.
Поэтому, несмотря на малочисленность, компании требуются распределение и закрепление обязанностей, пусть даже без составления должностных инструкций. Специалисты рекомендуют для решения этого вопроса составить списки задач, выполняемых каждым сотрудником за определенный период времени. Проанализировать эти списки и выделить одинаковые или схожие задачи. Затем закрепить за каждым сотрудником или группой определенный участок. Какие-то задачи можно отдать на аутсорсинг.
Больше материалов об обязанностях сотрудников смотрите на сайтe Binavi.
