Эффективное управление компанией предполагает контроль бизнес-процессов, который помогает своевременно принимать меры при отклонениях от курса на пути к результату. Уже по ходу движения руководитель может выявить проблему и ликвидировать ее, не дожидаясь общего провала задачи.
Контроль процессов особенно важен для стандартных заданий, где задействованы сотрудники, чья работа строго регламентирована (производственники, операционисты, бухгалтера, колл-центр). В случае с персоналом, где велика творческая составляющая, процесс не всегда возможно контролировать, и логичнее проверять уже результаты.
Особенно важно контролировать процессы, где задействованы молодые или неопытные сотрудники и вероятность ошибок велика по определению.
Для качественного контроля процессов эксперты дают следующие рекомендации:
- Обеспечить ответственного человека за каждой функциональной зоной, с которого можно спрашивать.
- Определить точки контроля — ключевые показатели, по которым будет осуществляться проверка каждой зоны (например, интенсивность рабочих встреч в заданный отрезок времени в отделе продаж).
Отдельно следует отметить контроль процессов на производственном предприятии, он большей частью технический и проверяет точное соответствие продукта заявленным техническим требованиям. Причем проверяются не только готовые изделия, но и оборудование, поступившее сырье, комплектующие; а за тем изделия в процессе изготовления.
Этапы процесса контроля на предприятии:
- Установление стандарта, контрольной цифры, с которой будет сравниваться промежуточный результат.
- Замер фактического результата.
- Сравнение полученного результата с заданным стандартом.
- Выявление отклонений.
- Анализ причин отклонений.
- Выработка программы коррекции
- Коррекция.
При контроле процессов специалисты рекомендуют избегать следующих распространенных ошибок:
- Неправильно пытаться контролировать процесс, не понимая его специфики. В частотности, менеджер, не имеющий технических знаний, вряд ли сможет адекватно контролировать сложный производственный процесс. В этом случае задачу лучше делегировать компетентному специалисту.
- Нельзя ограничивать контроль только инцидентами. Необходимо отмечать интересные решения и успехи сотрудника в процессе, стараться не сбивать его вне точек контроля.
- Контроль не должен быть скрытым. Ситуация, когда руководитель внезапно начинает критиковать работу, серьезно демотивирует сотрудников.
- Контроль не должен быть формальным и бессистемным.
Сегодня известны множественные инструменты для эффективного контроля процессов: от испытанных временем графиков и чек-листов до новейших автоматизированных систем. Подробнее познакомиться с ними вы сможете на нашем сайте.
